コラムColumn

報連相の目的と重要性と、あなたのためになる報連相のコツ10個

報連相は重要!ってよく言われますが
その意味は何なのでしょうか?

 

なぜ上司や社長が
口うるさく「報連相を徹底しろ!」と言うのか?

 

新卒や入社したてでは
よくわからないことも多いと思います。

 

そこで今回は
あなたの企業に入る新入社員を想定して
報連相の重要性について
考えていきたいと思います。

 

ブーブー文句言っていても
あなたの給料が上がることはないので
あなたのためにも意味を理解して
しっかり実践できるようにしましょう。

 

 

【報連相の意味がひと目で分かる例】

 

・・・想像してください。

 

あなたはおつかいを頼まれているとします。
母親に頼まれて、一応ケータイは持っています。

 

「トマトを買ってきて。」

と頼まれたとしましょう。

 

あなたはそう言われて
スーパーに着いたはいいものの
なぜかトマトが見当たりません。

 

もし、そのまま諦めて帰ったとしたら
母親に何と言われるでしょうか?

・・・きっと怒られますよね。

 

「なんで何も買ってきてないの!?」とか
「ケータイあるんだから言えば良かったじゃない!」
なんて言われると思います。

 

 

母の思うこととしては

 

スーパーにいた時点で
ケータイで連絡してもらえたら
何かしら別の手段が取れたはず。

 

「もっとよく探した?」とか
「トマト缶でいいよ。」とか
「別のスーパー行っておいで。」とか
何かしらアドバイスが出来ましたし

 

「しょうがない。帰っておいで。」
と指示を送ることが出来ました。

 

 

「なぜ、帰ってきてから言うの?」
というところに
大きな後悔と疑問がわくのです。

 

事前に指示するにしても
トマトを買うことに
そこまで細かい想定をする主婦はいないと思います。

 

その場に来てみないとわからないことは
言われてからじゃないと把握と判断ができないのです。

 

 

【心配すぎて眠れません。】

 

・・・上の例で
報連相の重要性が伝わればいいですが
念のため補足を入れます。

 

管理する立場で考えてみると

 

10人も20人も、100人もの人に
いろいろと業務を任せていきます。

 

任せた側としては
ちゃんと進んでいるのか心配になります。

 

1人のおつかいでも心配なのに
10人20人におつかいを頼んでいる状況ですから
気が気でない状況になっています。死ぬほど心配です。

 

それでいて
社員のようにサボってられません。
インフルエンザになっても会社のことが心配ですから
多くの経営者は、休みという休みがありません。

 

・・・というより
休んだ気になりません。

 

心配になりすぎて胃に穴を開ける経営者は非常に多いです。
夜中に、報告漏れで烈火のごとく苦情をもらう夢を見て
不眠症になる管理職の人間は少なくありません。

 

社長が最も体調が悪そうにしている企業は
意外と多くあります。おそらく全体の8割くらい。

 

 

ですが

 

100人もの社員全員に
「おい、ちゃんと進んでるか?」
なんて聞いて回るのは手間ですし難しいです。

 

他の業務がある中で
そこだけに毎日時間を割けないのです。

 

ましてや自分も外に出るような
プレイングマネージャーだと
なおさら時間が足りません。

 

そこでちゃんと進んでいるのかを
確認するための1つの手段として
『報告・連絡・相談』を徹底させるわけです。

 

 

また、例えば営業側と作業者側との
連携を図るときにも有効です。

 

営業が仕事を取ってきても
作業のキャパシティを超えていれば
うまく仕事をこなすことができません。

 

作業ができる見込みがあるかわからないと
営業も動くに動けません。

 

各チームが快適に動くためにも
報連相の徹底は重要な事なのです。

 

 

【ミスはガン細胞】

 

あと、こまめに報連相を行うことで
トラブルや損害を大きく減らせることがあります。

 

企業としては
ミスをすることよりも
ミスを隠されることの方が怖いです。

 

ミスをした時点で対応していれば
解決できたりリスクを最小限に減らせたことが
隠されてしまうと何も出来ないのです。

 

 

たとえば
ある業務の進捗が悪いという
事実が発覚した場合

 

報告が足りないと

「サボったから遅いのか?」
「キャパシティやスキルの不足か?」
「何か進みにくい問題が発生しているのか?」

 

管理側にとっては
その原因を図りかねます。

 

「ここがうまくいっていません。」
という相談があれば
進んでいない理由が把握できるのですが

 

遅れている事実だけ知らされてしまうと

本当の理由がどうであれ
「サボっている」
と捉えるしかなくなってしまいます。

 

「もっと早くやれ!」
と催促するしかなくなり
頼む側も頼まれた側も
あまりいい気持ちがしません。

 

最悪の場合、報連相を怠っていたせいで
仮にあなたに非はなかった事象だったとしても
悪者にされてしまう可能性があります。

 

進んでいるなら進んでいると言うのは当然ですが
進んでいないものも事情も交えて
報連相をするようにしましょう。

 

しないでいると
あなたのせいにするしかなくなります。

 

 

 

その後で
怒られたくないので問題を隠すようになるので
余計に事態が進んでから
大きなトラブルになってしまって

 

普段の作業が
勇猛果敢に取り組めなくなるので
余計に進捗が遅くなり、また怒られます。

 

結果的に
みんながストレスを抱えるだけで
何も生み出されていない・・・

 

悪循環になってしまうということです。

会社にも、自分自身にも良くないってことです。

 

 

 

『悪いことほど起こった時点で早く報告すること。』

 

小さなガン細胞と思って
気づいた時点で教えましょう。

 

ミスが起こってしまったら仕方ないので
早めに報告しましょう。
放っておいたら命取りになる可能性がありますが
早く言えば損害を最小限に食い止める対応ができます。

 

あなたも任せた側も
胃をキリキリさせずに済みます。

 

 

【報連相不足はコミュニケーション不足】

 

会話の減った家庭やカップルは
気まずいどんよりしたイメージがありますよね?

 

企業内でドタバタする場合も
企業と取引先でギスギスする場合も
大半の原因はコミュニケーション不足です。

 

気まずいから会話が減るのではなく
会話が減っているから気まずくなるのです。

 

 

お互いがどう動いていて
どのくらい進んでいて
どこで止まっているのか?

 

共有しないとわかりません。

 

逆に言えば

 

よく話をしていくことで
お互いはうまくいきやすくなります。
そのための有効な手段の1つが
報連相ということなのです。

 

 

報連相をしてコミュニケーションが増えれば

 

管理者のストレスが減るので
気分良く仕事ができるようになります。
職場の気まずさも軽減される可能性があります。

 

苦しい顔をしている社長と
いつも凛々しい笑顔をしている社長とでは
後者の方が業績は良さそうな印象がします。

 

そして多くの場合本当にそうです。

 

社長の機嫌が良ければ
社員も安心して仕事ができるので
仕事効率が上がり業績アップにもつながります。

 

それであなたの報酬が上がるなら
winwinなわけです。

 

オフィス内のコミュニケーションが円滑な会社は
仕事も円滑に進むようになります。

 

双方が快適に仕事できるようにするために
できることから始めていきましょう。

 

 

 

・・・とはいえ
なんとなく質の悪い報連相しても意味が無いので

 

最後に報連相のコツを紹介します。

 

 

 

【質の高い報連相10のコツ】

 

 

1. 要点を整理してから伝える

 

何の案件についての報告なのか
報告したいポイントは何か

伝える前に整理してから
伝えるようにしましょう。

 

 

2. 結論から先に、経緯説明は後に伝える

 

起こったことをまず書きます。

 

その後で
どうしてそうなったのか?
どう対策したのか?
現在どういう状況なのか?

 

その仕事の現在地を示していきます。

 

 

3.事実と意見・推測を区別する

 

起こったこと(事実)と
それに対する意見(解釈)は
区別する必要があります。

 

例えば
「月間のアクセスが減った。」
というのは事実かもしれませんが

 

「広告うまくいかなかったみたいです。」
は明らかに解釈です。
アクセスが減ったことと広告の影響は
まだ因果関係がつかめていないからです。

 

最初は結構間違えやすいところなので
自分自身で区別して
報告するといいでしょう。

 

 

4.あいまいな表現は避ける

 

ミスをしたならミスをしたでいいです。
起こったことをごまかさないことです。

 

小さなミスがガン化して
傷が広がるおそれがあるので
起こった時点で教えましょう。

 

 

5.伝えるタイミングを考慮する

 

すべて終わってからでは
取り返しのつかない事態に
なる可能性があります。

 

 

6.状況が変わったときは、変わった時点で報告を行う

 

「ヤバそうだ。」と思ったなら
思った時点で
良くも悪くも雲行きが変わった時点で
報告を入れるといいです。

 

 

7.指示を受けた本人に直接報告する

 

任されたのはその人ですし
任せた人が一番心配しているので
指示を受けた人に
直接報告をしましょう。

 

 

8.ミスやトラブルなど悪い情報ほどすぐに伝える

 

何度も言っているとおり
ミスやトラブルはガン細胞のようなもので
早期発見が重要です。

 

あなたがやったものでなくても
何か問題を見つけたら
報告・連絡をするようにしましょう。

 

 

9.ケースや相手によって伝える方法を選ぶ

 

当たり前ですが
企業内の報告とクライアントへの報告は
形式を変えましょう。

 

仕事仲間だと伝わる言葉でも
クライアントには伝わらないこともあるからです。

 

 

10.一人で何とかしようとする前に報連相をする

 

一人でやってミスをしたら
あなただけの責任にするしかありません。
しかも勝手に走られてしまったら
一方的に咎めるしかなくなってしまいます。

 

できないならできないと言って
先輩にしっかりと相談をしましょう。

 

企業はあなた一人で動いているのではないので
連携して解決していけばいいのです。

 

 

 

【まとめ】

 

報連相は重要なコミュニケーションの手段なので
しっかりやればそれだけ
質の高いコミュニケーションが取れることになります。

 

コミュニケーションが取れているということは
お互いのことがよりわかっている
状態になっているということです。

 

お互いがお互いのことを
わかっている状態にすることで
クリアにストレスなく
仕事をすすめることが出来ます。

 

従業員と管理者とクライアントと従業員同士でも
双方の連携が円滑に取れるようになり
仕事の結果にも良い影響を与えることになります。

 

それで業績が上がって
あなたの給料も上がるようなら
悪い話ではないはずです。

 

黙ってても給料は上がらないですし
あなたのせいにされる危険性までありますし
余計に働きづらくしていくことになります。

 

管理する立場としても
あなたの動きを把握できたほうが
良い提案がしやすいので

 

自分のために、報連相は徹底するようにしましょう。

 

 

最後までお読みいただき
ありがとうございました。

お問い合わせフォーム